Dalla necessità di acquistare tecnologia all’opportunità di creare un Ufficio Smart | Parte 2^

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Office Automation, 22 Maggio 2018

Come promesso rieccomi a condividere con voi la mia idea.

Sono partito dal fatto che nel mio percorso professionale ho avuto, e ho ancora, la fortuna di conoscere e incontrare quotidianamente persone e realtà aziendali che continuano a rinnovarmi la loro fiducia e altre che, grazie alle mie referenze, si affidano a me per implementare e organizzare le loro attività all’interno dell’ufficio.

Come già detto questo fatto, oltre a farmi un immenso piacere, mi tiene un po’ sulle spine perché voglio sempre essere all’altezza delle aspettative e nuove esigenze dei clienti in un mondo, quello dell’ufficio, che mai come adesso è sollecitato da profonde trasformazioni.

Gli argomenti ricorrenti in questo momento sono:

  • Smart Working
  • GDPR
  • Fatturazione elettronica B2B
  • Welfare aziendale

Anche le recenti normative stanno imponendo alla quasi totalità delle aziende e professionisti una vera e propria rivoluzione digitale, quasi sempre considerata come un costo e un fastidio, e solo raramente come un’opportunità di business (quale in realtà è).

Da uno studio realizzato dalla società di ricerche Pierre Audoin Consultants (PAC) e pubblicato da Fujitsu, è infatti emerso che la presenza di tecnologie obsolete in ufficio, oltre a far perdere tempo, rappresenta una delle principali cause di frustrazione e stress per i lavoratori e comporta notevoli perdite in termini di produttività.

Tutto bello e tutto utile ma da dove si parte?

Io ho definito due possibili scenari:

  • il primo, che ho trattato nel mio precedente articolo, riguarda le Start-up in procinto di organizzare da zero il  loro ufficio;
  • Il secondo, quello che tratto oggi, concerne le realtà aziendali presenti da tempo sul mercato con radici e abitudini ormai consolidate, che hanno bisogno di rinnovarsi e adeguarsi alle nuove tecnologie per continuare a essere competitive sul mercato.

In entrambi i casi il giusto approccio al cambiamento è quello di partire dall'analisi e cominciare facendosi le giuste domande:

  • Ho ben chiaro quali sono i motivi per cui mi conviene riorganizzare l’ufficio (perché lo fanno tutti; i miei concorrenti lo stanno facendo; devo ridurre i costi; me lo impone la normativa, etc.)?
  • Da dove parto?
  • Quali persone (intendo i collaboratori) devo coinvolgere?
  • Qual è il mio budget?
  • Ho ben chiaro in quale ambito voglio investire il mio budget (per migliorare i processi; per inserire e formare nuove risorse; per formare e aggiornare le risorse presenti; per cambiare addirittura la struttura dell’ufficio, snellirla; per migliorare l’immagine aziendale e rinforzare la brand reputation etc.)?
  • Quali sono le tecnologie che mi possono aiutare?
  • Quanto tempo ho per valutare le scelte da fare?
  • Ho chiara la mia organizzazione attuale e quella in prospettiva, come cambierà la mia azienda nei prossimi 3 anni?
  • Dovrò rivedere i miei processi? Come?
  • I miei fornitori sono in grado di accompagnarmi nel mio nuovo percorso?

Solo dopo esserti fatto queste domande (e avere qualche risposta concreta) ritengo possa essere davvero utile e vantaggioso avvalersi della consulenza in merito alla realizzazione di un Digital Workplace.

Anche qui l’approccio deve consentire di non disperdere risorse economiche ma, a differenza delle Start-Up, deve essere più coraggioso e deciso - pur sempre nel completo rispetto dei ruoli - perché le aziende “mature” ritengono in molti casi (a volte a ragione e a volte a torto, quasi sempre in buona fede) di avere già chiaro come e quando aggiornare le loro tecnologie e i loro processi.

In queste situazioni il mio maggiore impegno è quello di comprendere gli obiettivi e i desiderata del cliente, anche quelli non espressi, senza perdere mai di vista, e questo per me è un must, che ogni investimento dovrà risultare produttivo, aperto e “incastrabile” con eventuali futuri aggiornamenti per riuscire a evitare sprechi e inutili sovrapposizioni con soluzioni già esistenti.

Se anche tu stai pensando di riorganizzare l’ufficio e i processi aziendali per renderli più produttivi ed efficienti e condividi la mia visione, sarò ben lieto di confrontarmi con te!

Mi puoi contattare su LinkedIn ma, se preferisci, puoi chiamarmi al 3484426123 o scrivimi una mail ad alberto.dalforno@officeautomation.it.

Per concludere ci tengo a informarti che Office Automation è fortemente impegnata sul tema dell’innovazione digitale. In azienda stiamo tutti lavorando per riuscire a illustrare a professionisti e aziende i nuovi trend tecnologici che consentiranno di essere competitivi sul mercato anche in futuro. Per riuscire a comprendere il livello di digitalizzazione di aziende, professionisti ed enti che operano nel territorio veronese abbiamo condotto un’indagine di mercato che ci ha fornito indicazioni sul reale livello di conoscenza dell’argomento e sulla scarsa consapevolezza dei benefici che le nuove tecnologie possono creare.

Lunedì 28 maggio dalle 15.00 in Gran Guardia a Verona ci sarà l’evento di presentazione dei risultati dell’indagine che sarà l’occasione per approfondire il tema della digitalizzazione e per confrontarsi su questo argomento con esperti del settore, imprenditori e professionisti del territorio veronese.

Se vuoi cogliere questa opportunità iscriviti a questo link: https://bit.ly/2KMhwn0.

A presto.

Alberto

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