La trasformazione digitale del Documento di Trasporto

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Office Automation, 21 Novembre 2016

Un esempio di integrazione delle Firme Elettroniche nel processo di Gestione Documentale

E’ ormai provato quanto la digitalizzazione dei processi porti a miglioramenti di efficacia ed efficienza degli stessi, suddividendo gli aspetti essenziali in:

  • automazione delle attività da svolgere
  • dematerializzazione dei documenti

L’introduzione di soluzioni di digitalizzazione permette alle aziende di rianalizzare processi che per consuetudine nel tempo si sono svolti sempre nella stessa modalità e, in alcuni casi, di migliorarli.

Ogni azienda ha definito processi più o meno standard, influenzati spesso da normative che irrigidiscono lo svolgimento degli stessi, ma che alcune volte possono consentire un abbattimento dei tempi di esecuzione e la riduzione dei costi, legati anche alla stampa o meno dei documenti.

Ne è un caso la gestione dei Documenti di Trasporto (DDT).

Il DDT è stato introdotto con il DPR 472/96 in sostituzione alla precedente Bolla di Accompagnamento. Serve per certificare il trasferimento di merci dal cedente al cessionario. Il trasporto può essere effettuato sia dal mittente che dal destinatario, oppure tramite una terza parte.

La classica gestione del DDT prevede la stampa in più copie del documento, che deve contenere alcuni dati obbligatori. Le copie sono almeno una ad uso interno del cedente, in genere siglata dal trasportatore al momento del ritiro merce, una copia per il trasportatore e una copia per il cliente finale.

Nei casi di contenzioso, si potrebbe arrivare a perizie calligrafiche per l’accertamento di chi ha firmato i documenti.

Alcuni accorgimenti

In primo luogo il DDT non deve necessariamente accompagnare la merce, ma può essere trasmesso in via telematica il giorno stesso in cui ha inizio la consegna (Circolare n. 249 del 11 ottobre 1996).

La normativa vigente consente inoltre la produzione e la conservazione del DDT da parte del cedente non solo in modalità cartacea classica ma anche in solo formato digitale.

Proprio perché la spedizione può essere effettuata in modalità telematica viene da sé che non sussiste obbligo di firma da parte del cessionario all’atto del ricevimento del DDT stesso.

[Fonte: Digitalizzare i documenti di trasporto si può, ecco come… di Daniele Marazzi, Senior Advisor Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione]

Il DDT, che non viene quindi materializzato, di fatto sarà un documento informatico che deve venire, alla fine del processo, sottoposto al processo di conservazione digitale.

Il Processo digitalizzato: un possibile scenario

Il documento di trasporto prodotto da gestionale, generato in solo formato elettronico, può essere automaticamente preso in carico da una soluzione per la digitalizzazione del documento e del processo di sua produzione.

Se si ritiene necessario raccogliere sul documento, che è digitale e non analogico, le firme del trasportatore ed eventualmente del cessionario, il processo può contemplare la raccolta di firme elettroniche da parte degli stessi, che possono essere raccolte anche con le penne elettroniche idonee alla grafometria.

Si porrà attenzione a tutti i passaggi del processo che normalmente avviene in analogico, cercandone una corrispondenza nel mondo digitale. Eventuali allegati, annotazioni e tutte le operazioni che normalmente sono svolte sul documento in formato analogico dovranno essere realizzabili anche in formato elettronico, pena il fallimento dell’utilizzo del processo stesso.

Il DDT firmato elettronicamente va di fatto a sostituire l’originale e può essere immediatamente inviato in modalità telematica al destinatario. Il cedente potrebbe anche decidere (facoltativamente) di produrre una copia elettronica o cartacea del documento informatico per il trasportatore, in modo da facilitargli la fruizione durante la marcia e mantenere alcuni elementi del processo di formato più tradizionale per gli attori coinvolti.

Il DDT siglato entra quindi in un sistema di gestione documentale, sia esso in house o come servizio in cloud, che ne consenta successivamente la conservazione digitale a norma.

Il processo sopra descritto, consentirebbe quindi, a regime, di evitare qualsiasi stampa del DDT.

I benefici generati dall’attuazione di questa procedura vanno dal risparmio economico in termini di stampe, ad un miglioramento per ciò che concerne la velocità di esecuzione del processo stesso, di sicurezza della raccolta delle informazioni e di ricerca delle stesse.

 

Articolo dell'Ing. Davide Veggiari,  21.11.2016

Consulting & Solutions Manager presso Office Automation srl

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