Gestione del personale 4.0

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Office Automation, 11 Gennaio 2017

L’importanza di passare dal cartaceo alla dematerializzazione dei documenti nel settore delle Risorse Umane.

Le figure che ricoprono ruoli di responsabilità e che quotidianamente lavorano nell’ambito delle risorse umane, avvertono da sempre la necessità di ottimizzare i processi legati ad ogni singolo soggetto presente in azienda. Questo oggi può essere fatto portando in conservazione a norma attraverso la digitalizzazione ed archiviazione i documenti inerenti la gestione del personale.

I benefici di una gestione delle informazioni in formato digitale possono essere riassunti nei seguenti punti:

  • taglio dei costi di manutenzione apparecchiature di stampa, materiali
  • riduzione dei costi del personale (trasferte, tempi necessari per la produzione cartacea)
  • riduzione energetica
  • riduzione dei rifiuti associati alla produzione e conservazione cartacea
  • aumento della sicurezza sui dati

Entrando nello specifico ambito dei documenti inerenti la gestione del personale possiamo suddividere i processi in due macro gruppi:

  • Documenti creati nativamente in formato digitale
  • Documenti cartacei che richiedono una firma da parte del dipendente

Per entrambi i gruppi lo scopo finale sarà quello di gestire i singoli processi solamente in formato elettronico senza avere la necessità di amministrare e conservare documenti cartacei.

Il processo che prevede la gestione dei documenti creati digitalmente verrà ottimizzato con una soluzione di gestione documentale in grado di acquisire ed indicizzare in modo automatico i documenti provenienti dal software gestionale.

Questo consentirà di ridurre i tempi di gestione dello smistamento, archiviazione ed invio al dipendente dei documenti, consentendo di ottenere un risparmio oggettivo sul processo.

Alcuni esempi di documenti creati in formato digitale possono essere:

  • Cartellini presenza
  • Cedolini paga
  • Libro unico del lavoro

Per i documenti che richiedono una approvazione tramite firma da parte del dipendente sarà possibile la loro digitalizzazione grazie alla tecnologia della firma biometrica che consente di ottenere la sottoscrizione dei documenti elettronici da ogni singolo lavoratore in modo completamente digitale.

Tutti i documenti che attualmente vedono come unica soluzione la carta e la firma da parte del dipendente potranno essere informatizzati attraverso una soluzione composta da una procedura di firma elettronica ed un software di gestione documentale che ne permetta l’archiviazione a norma.

I documenti che vengono sottoscritti dal dipendente o dal candidato sono moltissimi all’interno delle aziende e spaziano dal settore della Privacy a quello della Qualità per passare dalla Formazione e altri ancora, quali:

  • Documento privacy da far sottoscrivere al candidato
  • Registri formazione
  • Validazione valutazione personale
  • Consegna DPI
  • Consegna beni aziendali
  • Contestazioni al personale
  • Presenza in azienda

In conclusione soddisfare le esigenze dei Responsabili delle Risorse Umane non è qualcosa che si potrà fare in futuro ma è un progetto che si può, anzi, si deve attuare oggi!

Articolo di Andrea Nodari,  11.01.2017

Consulting & Solutions Manager presso Office Automation srl

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