Crea il "Fascicolo Digitale" per il tuo Studio Legale

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Office Automation, 12 Marzo 2018

Alcuni processi lavorativi nati in tempi lontanissimi e rimasti praticamente immutati fino a pochi anni fa, come il protocollo, la firma autografa, l’archiviazione dei documenti, la circolazione dei documenti, le notifiche, stanno subendo una radicale trasformazione per effetto della Digital Transformation e delle tecnologie della comunicazione e dell’informazione.

Oggi, in molti studi professionali e quindi anche negli studi legali, nonostante l'ausilio del computer, trovare un documento importante, condividere informazioni aggiornate, reperire il lavoro di un collaboratore in tempi rapidi e in qualsiasi luogo, diventa un'impresa ardua, a volte impossibile.

Ma quali sono i documenti e le informazioni che fanno parte della storia di uno studio legale e che hanno bisogno, oggi più di prima, della facile condivisione e consultazione?

Innanzitutto tutte le pratiche relative ai casi seguiti dagli avvocati e dai consulenti dello studio: documenti interni, documenti prodotti dalla difesa e dalla controparte, il materiale di contesto (normativa, giurisprudenza, dottrina), la documentazione fornita dal cliente, i diversi documenti prodotti e utilizzati nel corso dello svolgimento della pratica (procure, corrispondenza, proposte di parcella, solleciti di pagamento), le sentenze finali.

Quindi ogni Fascicolo, all'interno del quale c’è appunto la storia complessiva di un caso e dei soggetti coinvolti in quel caso.

Di solito per alleggerire il Fascicolo, e una volta chiusa la pratica, si procede con uno sfoltimento della documentazione che è servita poi alla realizzazione dei documenti finali. Si conservano pertanto i documenti più significativi che rappresentano i passaggi determinanti del procedimento, dal suo nascere alla sua conclusione.

Per agevolare la costruzione e la condivisione delle informazioni contenute nel Fascicolo intero o ridotto, vengono rese disponibili soluzioni in grado di digitalizzare e conservare i documenti cartacei con l’obiettivo di archiviarli in maniera organizzata e indicizzata; con lo scopo, inoltre, di creare un vero e proprio “Fascicolo digitale”.

In sostanza l'utente può visualizzare dalla propria postazione di lavoro o in qualsiasi luogo ogni tipo di documento elettronico utilizzando un comune browser o dispositivo mobile (Tablet, Smartphone) con la possibilità di reperire rapidamente le informazioni attraverso interrogazioni e ricerche sull'archivio.

Le continue innovazioni tecnologiche consentono di:

  • adottare flussi documentali molto più efficienti,
  • migliorare la comunicazione tra i collaboratori dello studio
  • ridurre i costi tangibili e intangibili derivanti dalla tradizionale gestione documentale
  • eliminare le problematiche dovute allo smarrimento dei documenti, al tempo per recuperare in archivio i documenti, alle difficoltà di trasporto, agli spazi da dedicare per gli archivi.

Le soluzioni digitali di questo tipo (conformi alla nuova normativa europea sulla privacy - GDPR compliance) garantiscono la massima sicurezza e permettono di abbattere i rischi connessi con la normale gestione cartacea dei documenti.

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Buon Lavoro!

Fernando Luigi Barana - Consulente Digital Transformation

Verona, 12 marzo 2018

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