Meeting 2.0: l’evoluzione delle riunioni in azienda

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Office Automation, 3 Luglio 2017

Le nuove generazioni che entrano in azienda desiderano comunicazioni istantanee e collaborazione costante con i colleghi, il tutto all’insegna dell’innovazione tecnologica. La continua necessità di interazione influisce anche sul modo di gestire i meeting aziendali. 

Una ricerca condotta da Ricoh mette in evidenza come il meeting “faccia a faccia”, che per lungo tempo è stato il canale di comunicazione preferito per l’organizzazione delle riunioni, sia oggi in costante declino. Se, infatti, per il 77% dei “Baby Boomers” (nati tra il 1945 e il 1964) rappresenta il metodo comunicativo per eccellenza, solo il 58% della “Generazione Z” (nati dopo il 1995) lo ritiene tale.      

In passato le riunioni da remoto erano difficili da gestire soprattutto a causa di connessioni telefoniche poco stabili, barriere linguistiche e impossibilità di visualizzare contenuti e presentazioni.

Oggi la diffusione delle tecnologie digitali ha trasformato il modo di lavorare in ufficio.

Interagire tra gruppi di lavoro che si trovano in luoghi lontani tra loro è infatti più semplice che mai, soprattutto grazie all’utilizzo di lavagne interattive e, più in generale, di strumenti per la Visual Communication che, aumentando la qualità e l’efficacia della comunicazione a distanza, rappresentano una vera e propria evoluzione degli incontri di persona.

La lavagna interattiva ci porta nell’era dei meeting 2.0, offrendo la possibilità di creare documenti con annotazioni, condividerli in tempo reale con i colleghi fuori sede, salvarli in locale ed inviarli via e-mail. Questi sviluppi tecnologici fanno parte di ciò che Ricoh definisce “Workstyle Innovation”, un approccio che permette alle persone di collaborare in maniera migliore e più “smart”.

La lavagna cognitiva Ricoh: un esempio di evoluzione in azienda

Le lavagne cognitive Ricoh “Intelligent Workplace Solution” integrano la tecnologia “Watson IoT”, sviluppata da IBM, per trasformare le modalità con cui i team si riuniscono e collaborano grazie a funzionalità intuitive attivabili mediante comandi vocali.

La lavagna cognitiva non è quindi un semplice schermo, ma un vero e proprio partecipante attivo della riunione, che utilizza strumenti analitici per guidare la riunione e aiutare il team a prendere decisioni più rapidamente, inviando report di quanto discusso.

Altra caratteristica fondamentale è l’integrazione di tutti i dispositivi presenti negli uffici, per cui ad esempio da una multifunzione Ricoh è possibile inviare un documento alla lavagna interattiva, oppure proiettarlo utilizzando un dispositivo smart. 

Hidetsugu Nonaka, Corporate Senior Vice President di Ricoh Company, ha spiegato che l’obiettivo “è fornire alle aziende e ai dipendenti strumenti efficaci ed intelligenti per automatizzare i processi amministrativi, consentendo alle persone di concentrarsi sullo sviluppo di idee che portino valore al business. Collaborando con IBM abbiamo creato “Intelligent Workplace Solution” rivoluzionando il modo di gestire i meeting. Anziché fungere da semplice schermo, la lavagna interattiva basata su “Watson” partecipa attivamente alle riunioni, prendendo appunti su quanto viene detto e sulle attività da svolgere e connettendo team geograficamente distribuiti. Questa soluzione è destinata a diventare un elemento fondamentale dei meeting di oggi e di domani” (Da “IBM e Ricoh trasformano i meeting aziendali grazie a lavagne interattive che integrano le tecnologie cognitive Watson”, 20/02/2017).

Tra le principali caratteristiche delle nuove lavagne cognitive troviamo:

  • semplicità di accesso alle riunioni: è sufficiente utilizzare il badge aziendale affinché sia registrata la presenza al meeting. Inoltre il dispositivo tiene traccia dei punti in agenda per garantire che tutti gli argomenti vengano discussi;
  • comandi vocali semplificati: i partecipanti alle riunioni, presenti sia fisicamente sia da remoto, possono controllare i contenuti visualizzati sullo schermo facendo avanzare le slide o utilizzando semplici comandi vocali;
  • traduzione degli interventi in un’altra lingua: la lavagna cognitiva Ricoh è in grado di tradurre le discussioni in diverse lingue, visualizzando i testi sullo schermo;
  • capacità di seguire conversazioni parallele: durante i meeting tutte le discussioni vengono trascritte sulla lavagna.

Come spiega Harriet Green, General Manager di Watson IoT, “la collaborazione tra i dipendenti è alla base del successo di tutte le aziende. La sfida è riuscire ad avvicinare team di diverse sedi e consentire loro di aumentare la produttività" (Da “IBM e Ricoh trasformano i meeting aziendali grazie a lavagne interattive che integrano le tecnologie cognitive Watson”, 20/02/2017).

L’utilizzo della tecnologia può quindi essere fondamentale per un proficuo scambio di idee, incentivando e migliorando il lavoro di squadra.

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