Dove il tuo ufficio crea valore?

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Office Automation, 14 Febbraio 2019

Abbiamo definito nel precedente articolo il Digital Workplace come “un approccio digitale che allinea tecnologia, persone e processi aziendali allo scopo di migliorare l’efficienza operativa e raggiungere gli obiettivi di business”. Grazie a questo metodo è possibile incrementare il coinvolgimento delle persone in azienda poiché le innovazioni tecnologiche che vengono messe a disposizione dei collaboratori possono agevolarli nel raggiungimento degli obiettivi di business.

Durante il Gartner Digital Workplace Summit 2018 è emersa più volte l’importanza per gli imprenditori di conoscere bene i propri collaboratori, al fine di migliorare la loro experience quotidiana e trovare il modo di far emergere le loro abilità e competenze, fondamentali per il successo dell’azienda.

In questo senso una riflessione importante per impostare ogni progetto è da dedicare alle Business Capabilities, intese come elementi dell’architettura dell’impresa che collegano tra loro processi aziendali, risorse umane, IT e persone. Questo è necessario al fine di individuare ridondanze e inadeguatezze esistenti affinché tutte le risorse siano ottimizzate e allineate agli obiettivi di business, permettendo così di ottenere una riduzione dei costi sostenuti.

Vai all’approfondimento per accedere alla Mappa delle Business Capabilities e comprendere quali attività migliorare nella tua azienda per raggiungere facilmente i tuoi obiettivi di business

Le aziende possono individuare le Business Capabilities su cui concentrarsi per riallineare i propri processi e indirizzare gli obiettivi ai più alti livelli, mettendo la direzione nella condizione di avere una governance ottimizzata delle risorse. Si tratta quindi di creare una sorta di mappa che incorpora persone, processi, procedure, tecnologie e informazioni in modo strutturato per rendere più semplice il miglioramento e l’analisi delle performance.

Ma come può un’impresa arrivare a comprendere quali siano le proprie Business Capabilities strategiche?

Un approccio consigliato potrebbe essere quello di partire da una riflessione sui flussi di valore, ovvero da quegli elementi che fanno parte del processo di creazione di valore per il cliente. Il flusso di valore è lo strumento da privilegiare quando si presenta l’occasione per migliorare gli attuali processi aziendali. L’analisi dei value stream porta all’identificazione delle Business Capabilities richieste per aumentare il valore in ciascuna fase: i processi di business descrivono il modo in cui viene eseguita una certa attività e come i diversi fattori interagiscono per ottenere il risultato desiderato.

Una delle scuole di pensiero che meglio si adatta a ragionare sui flussi di valore è il Lean Thinking.

Quando si parla di Lean si pensa prevalentemente ad aziende di produzione o al settore Automotive, ma le tecniche di produzione snella possono interessare tutte le attività di business: il continuo e costante miglioramento si può raggiungere anche in ufficio, grazie alla digitalizzazione e ottimizzazione dei processi.

Lean Office – che cosa si intende?

Lean è un modo di pensare utile sia al singolo individuo che all’intera organizzazione aziendale.

Questo modello di pensiero si esplica nella capacità di migliorare continuamente il modo in cui vengono svolte le attività lavorative.

Questo metodo è applicabile sia ai prodotti o servizi forniti che ai processi di creazione delle idee, ai processi decisionali, ai processi operativi o di supporto.

Lean è anche un sistema di apprendimento continuo dall’esperienza, che rende le persone e l’organizzazione flessibili ai continui cambiamenti, mantenendo il focus su quegli obiettivi strategici che l’azienda si è data.

Per le aziende ciò significa passare da una logica di sola ottimizzazione delle singole attività al continuo miglioramento del flusso di tutte le attività.

Da un punto di vista organizzativo, diventare un’azienda Lean significa passare da una struttura dipartimentale ad una basata sui flussi di valore. Il modello Lean Office è quindi applicabile a qualsiasi tipo di organizzazione e a qualsiasi tipo di processo.

Il vero scopo della metodologia Lean è quello di accrescere il vantaggio competitivo dell’azienda, in particolare liberando risorse da reinvestire nello sviluppo di attività ad alto valore per il cliente.

Nell’ambito del Digital Workplace, il Lean thinking è utile poiché permette di focalizzarsi sui value stream tipici delle attività d’ufficio, puntando a ottimizzare il flusso delle informazioni.

Le attività di gestione delle informazioni in ufficio sono in continuo aumento, a causa dell’inarrestabile processo di crescita di dati che circolano negli svariati canali di comunicazione aziendali (telefono, posta elettronica, tablet, smartphone, internet, social network solo per citarne alcuni).

Quali sono le macro aree in cui poter individuare i flussi di creazione del valore?

  • Produzione
  • Commerciale
  • Marketing
  • Risorse umane
  • IT
  • Customer care
  • Contabilità e finanza
  • Controllo di gestione
  • Acquisti

Il tema del Digital Workplace va affrontato in ottica imprenditoriale e sempre tenendo a mente lo sviluppo del business: per prima cosa quindi è necessario comprendere quali sono in ambito office i processi strategici su cui si vuole lavorare.

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Se sei interessato a capire come potremmo far crescere insieme la tua organizzazione, contattami.

Francesca Grego

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