Digital Transformation: l’utopia della Paperless Society

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Office Automation, 12 Novembre 2018

Nonostante l’uso smisurato di computer, smartphone e tablet non si sono ancora verificate totalmente le condizioni per creare quella società senza carta che aveva immaginato Frederick Wilfrid Lancaster nel 1978. Egli infatti aveva teorizzato l’avvento di una società in cui la comunicazione cartacea (documenti scritti, posta, lettere, ecc.) sarebbe stata sostituita completamente dalla comunicazione e dall’archiviazione elettronica.

Le aziende e i professionisti stampano meno e in maniera più ponderata, ma stampano ancora.

Ecco perché la vera sfida è saper integrare consuetudini e innovazioni.

Locali interi destinati all’archivio di centinaia di raccoglitori, postazioni di lavoro ricoperte da montagne di fogli e documenti sparsi in cartelline disordinate continuano a riempire gli uffici. Tutto fa pensare, meno che si sia avverata la profezia tanto sognata da Lancaster negli anni ’70: il largo utilizzo dei dispositivi mobili e dei pc non ha dato il via alla Paperless Society e probabilmente ciò non si verificherà nemmeno nell’immediato futuro.

Il passaggio dal cartaceo al digitale

Una recente ricerca condotta da IDC (“Azienda del futuro e trasformazione digitale: sfide e opportunità per sprigionare i talenti”), ha rivelato che per la maggior parte delle aziende europee la principale barriera alla Digital Transformation è la resistenza culturale al cambiamento.

Spesso, il passaggio a modelli di business digitali richiede cambiamenti radicali dei processi organizzativi.

Anche in Italia, non diversamente da quanto registrato per la maggior parte degli altri paesi coinvolti nello studio e indipendentemente dal settore e dalla dimensione dell’azienda, il primo ostacolo è la resistenza delle persone al cambiamento, seguito dagli scarsi o inefficaci investimenti in materia di innovazione.

Questa tendenza coinvolge anche la dematerializzazione di tutti quei documenti che circolano nelle varie realtà aziendali, dove le informazioni digitali (file di testo elaborati al pc, scansioni, dati archiviati in cloud) sono nate come sostitute del cartaceo. E tutto questo è ancora in atto: stampiamo in minor quantità, con maggior qualità e maggior attenzione all’ambiente (ne è un esempio la stampa in fronte e retro). Eppure, la documentazione digitale sta affiancando il cartaceo nell’ottica di essere un valido alleato per incrementare efficienza, produttività e collaborazione.

La digitalizzazione dei documenti

Le aziende non hanno smesso di stampare: stampano meno rispetto al passato e qui sta il cambiamento. Si tende sempre più a integrare tutto ciò che riguarda la documentazione cartacea interna o quella relativa a clienti/fornitori con il digitale, grazie all’utilizzo di dispositivi innovativi quali multifunzioni, stampanti, scanner, smartphone, tablet, ecc. Per quale motivo lo si fa? Principalmente per evitare sprechi (acquisto di carta, cartucce e consumabili, faldoni per l’archivio in primis), ma anche per garantire una maggior produttività dei propri collaboratori. È proprio questo che incentiva le aziende a intraprendere progetti di digitalizzazione all’interno degli uffici.

Le grandi aziende sono al passo, le PMI sono in ritardo

Secondo le rilevazioni del Politecnico di Milano le aziende italiane considerano l’innovazione tecnologica prioritaria per poter garantire alle loro realtà di essere competitive. In Italia però il 50% delle imprese destina meno dell’1% del proprio fatturato a progetti di digitalizzazione.

Le grandi aziende sono quelle che si dimostrano più attente a sostenibilità e competitività, mentre le PMI cercano di dedicarsi allo sviluppo di nuovi prodotti o servizi, al potenziamento della forza vendita e all’ampliamento dei loro mercati. Questa differenza non sorprende: molto dipende dal volume di documenti e informazioni che circolano nelle diverse realtà e dai vantaggi proporzionali che derivano dalla loro dematerializzazione.

I benefici della trasformazione digitale

Quello che forse non è chiaro è che i vantaggi sono per tutti, indipendentemente dal settore o dalla grandezza dell’azienda.

Un esempio pratico? Pensiamo alla fatturazione elettronica: nel passaggio dal cartaceo all’elettronico, i risparmi si attestano tra i 7,50 e gli 11,50 euro a fattura per le realtà che emettono almeno 3mila fatture all’anno e, in proporzione, tra i 2 e i 3,70 euro a fattura per le aziende che hanno volumi inferiori.

Questo aiuta a capire quanto gestire ancora in maniera tradizionale i documenti fiscali sia poco conveniente, ma non sottolinea in maniera evidente come si possano ridurre anche gli svantaggi, legati per esempio al rischio di errori imputabili all’utente nelle varie fasi che coinvolgono i dati (emissione, stampa, protocollo, archivio o recupero del documento), che richiedono comunque un dispendio di tempo e risorse.

Errori che la digitalizzazione contribuisce a ridurre, garantendo alle aziende numerosi vantaggi, oltre ai risparmi sui costi legati agli spazi fisici di archiviazione:

  • il facile accesso alle informazioni (anche da remoto),
  • la protezione dei dati gestiti,
  • la condivisione veloce e semplice dei progetti,
  • il rispetto per l’ambiente,
  • la possibilità di lavorare in sicurezza da remoto, ma soprattutto
  • la conversione dell’ufficio da costo a opportunità di business.

[Fonti Repubblica.it e Osservatorio fatturazione elettronica ed e-commerce b2b del Politecnico di Milano, ottobre 2018]

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