Dematerializzazione delle pratiche edilizie

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Office Automation, 21 Maggio 2018

UN'OPPORTUNITÀ PER CREARE L’ARCHIVIO DIGITALE MODERNO

Ricollegandoci a quanto abbiamo scoperto nell'articolo precedente (https://bit.ly/2wVNfQR) sulla Trasformazione Digitale della PA attraverso la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi, l’Italia ha deciso di istituire un quadro normativo piuttosto chiaro (punto di riferimento Codice dell’Amministrazione digitale D.Lgs. n. 82/2005) approvando l’Agenda Digitale Italiana che ha come obiettivo: la creazione di infrastrutture digitali; la creazione di piattaforme abilitanti (SPID Sistema Pubblico di Identità Digitale - Pago PA - Open data); l’adozione e il finanziamento di programmi di crescita digitale. Ad oggi potremmo considerare di essere a buon punto, dato che le indicazioni dell’Europa risalgono come sappiamo al primo decennio del 2000. Tuttavia, secondo una ricerca dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, L'eGovernment italiano cresce ma mostra ancora un quadro a luci e ombre, con una forte frammentazione delle iniziative di innovazione. Resta eterogenea la digitalizzazione dei servizi degli enti:

  • solo il 4% dei Comuni è un vero “Digital Champions”;
  • il 35% è totalmente “Non Digital”;
  • il 30% della popolazione italiana non può interagire online con la pubblica amministrazione locale perché non ci sono servizi interattivi. (Fonte http://www.adnkronos.com)

Sono dati che “fanno arrossire” se pensiamo ai benefici già citati nel precedente articolo portati dall'innovazione tecnologica e dalla digitalizzazione.

Sulla base della mia esperienza in queste realtà organizzative, specialmente nei Comuni, ho riscontrato una particolare criticità nel processo di dematerializzazione delle pratiche edilizie utilizzate negli uffici tecnici, operazione importantissima per arrivare a quello che possiamo definire “L’ARCHIVIO MODERNO DEL COMUNE”.

Siamo consapevoli che l’introduzione del SUAP (Sportello Unico per le Attività produttive) ha spinto questi enti a gestire i documenti esclusivamente in formato digitale. Eppure la maggior parte delle pratiche (soprattutto per l’edilizia residenziale) si ricevono ancora in formato cartaceo. L’accesso agli atti per avviare delle ristrutturazioni, ad esempio, è ancora sottoposto a operazioni che comportano l’utilizzo della carta nella maggior parte dei Comuni. Tutto ciò implica senz’altro un rallentamento dell’attività connessa a questo procedimento con tempi d’attesa che si allungano, in alcuni casi superando il limite previsto dalla legge di 30 giorni. L’obiettivo è quello di semplificare i processi attraverso la condivisione delle informazioni e l’immediata fruibilità dei documenti che contengono le nostre informazioni.

Il processo di cui stiamo parlando è costituito da diverse fasi che coinvolgono più soggetti, dai funzionari comunali agli stessi utenti richiedenti l’accesso.

Si parte con la compilazione del modulo di richiesta di accesso agli atti fino a giungere alla consegna dei documenti. Nel mezzo si trovano molti passaggi in ogni caso migliorabili come ad esempio:

  • la ricerca dei documenti richiesti dall'istanza;
  • la preparazione dei documenti;
  • la consegna dei documenti.

Queste tre fasi del processo possono occupare gran parte del tempo da dedicare alla conclusione del lavoro generale. Per questo ho suggerito ai Comuni di utilizzare soluzioni di dematerializzazione delle pratiche edilizie anche per i formati cartacei A0 (disegni, planimetrie…ecc) e di inserirle, attraverso degli automatismi, in un sistema di Gestione Documentale che possa garantire la creazione di un “fascicolo elettronico” per ogni pratica edilizia, facilmente ricercabile e caratterizzato dalla relazione tra documenti della stessa pratica.

Queste soluzioni permettono al Comune di:

  • Ridurre i tempi di accesso agli atti di almeno 1/3 rispetto ai 30 giorni previsti dalla legge;
  • Di ricercare qualsiasi informazione con un semplice click;
  • Di dare un servizio migliore all'utente;
  • Di facilitare il lavoro dei funzionari comunali;
  • Di aumentare l’immagine del Comune nei confronti della cittadinanza.

Per approfondimenti ti invito a contattarmi e leggere i prossimi articoli che pubblicherò per dare continuità, anche se in altri settori, alla tematica della Digital Transformation nella PA.

Per concludere ci tengo a informarti che Office Automation è fortemente impegnata sul tema dell’innovazione digitale. In azienda stiamo tutti lavorando per riuscire a illustrare ai clienti i nuovi trend tecnologici che consentiranno di essere competitivi sul mercato anche in futuro. Per riuscire a comprendere il livello di digitalizzazione di enti pubblici, aziende e professionisti che operano nel territorio veronese abbiamo condotto un’indagine di mercato che ci ha fornito indicazioni sul reale livello di conoscenza dell’argomento e sulla scarsa consapevolezza dei benefici che le nuove tecnologie possono creare.

Lunedì 28 maggio alle 15.30 in Gran Guardia a Verona si è tenuto l’evento gratuito di presentazione dei risultati dell’indagine che è stato un’occasione per approfondire il tema della digitalizzazione e per confrontarsi su questo argomento con esperti del settore.

Se vuoi scoprire com'è andata accedi a questo link: https://goo.gl/2gfsNK

Buon lavoro!

Fernando Luigi Barana - Consulente Digital Transformation

Verona, 21 maggio 2018

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