Digital Transformation: perché conviene a tutti comprendere bene di cosa si tratta

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Office Automation, 12 Giugno 2018

Il termine Digital Transformation (in italiano Trasformazione Digitale) si usa per indicare un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi, sociali e manageriali.

Si tratta di un’opportunità che va colta dalle aziende e dai professionisti che vogliono restare competitivi e continuare a prosperare in futuro: l’implementazione di tecnologia e i cambiamenti organizzativo-strutturali che ne conseguono contribuiscono a portare un’ottimizzazione nei processi dell’azienda e quindi anche dell’ufficio. 

Oggi è possibile attivare meccanismi di archiviazione sostitutiva e backup, attraverso la digitalizzazione dei dati: un nuovo modo di gestire le informazioni in grado di far risparmiare tempo e denaro, aumentando la produttività aziendale.

Basti pensare al tempo perso a recuperare documenti di cui non si conosce o non si ricorda la collocazione, a cercare dati conservati in archivi personali, a trasmettere per posta informazioni tra colleghi, a rispondere a richieste urgenti di clienti. A ciò si aggiungono i costi di manutenzione e gestione dell’archivio, le difficoltà logistiche in caso di trasloco, i rischi di furto, usura o distruzione nel tempo.

La dematerializzazione documentale, richiesta in parte dal Governo con l’introduzione prima dell’obbligo alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni e poi verso il privato, è uno dei temi principali della digitalizzazione.

Questa attività è il primo passo per cambiare mentalità e modo di lavorare, consentendo a imprenditori e professionisti di applicarla successivamente anche ad altri ambiti aziendali.

Eppure, come è emerso anche dall’indagine di mercato che abbiamo recentemente condotto tra varie realtà del territorio veronese, aziende e professionisti pongono molti freni all’innovazione.

Il motivo? La necessità di dover cambiare e ripensare i propri modelli di business.

Per abbracciare la Digital Transformation è infatti necessario compiere una vera e propria trasformazione culturale: concepire il cambiamento come leva di sviluppo competitivo per modificare la cultura aziendale e le strutture organizzative.

I vantaggi per chi riesce a comprendere e affrontare questo passaggio sono molteplici:

  • Aumento dell’efficienza: grazie alla digitalizzazione è possibile avere un accesso veloce e preciso ai dati, rendere condivisibili le informazioni e ridurre errori e sprechi. La condivisione dei dati su Cloud consente di accedere ai dati in modo semplice e veloce, semplificando i meccanismi di ricerca e riducendo il rischio di perdita di informazioni, non più legate a un dispositivo o un archivio materiale, ma conservati in rete e protetti da sistemi di deduplica e backup di emergenza. La ricerca dell’informazione diventa accessibile con qualsiasi dispositivo la si esegua ottimizzando tempi di lavoro e processi decisionali, soprattutto per le aziende che operano in sedi o stati diverse. Per accedere alle informazioni basta infatti un dispositivo mobile e una rete sicura e protetta.
  • Miglioramento dell’operatività: per ridurre errori e sprechi è importantissimo che i processi siano semplificati, standardizzati e replicabili. La digitalizzazione fa in modo che questo avvenga, facilitando la comunicazione interna (tra i vari dipartimenti aziendali) e anche quella esterna all’azienda (verso clienti e fornitori).
  • Risparmio: è sicuramente uno dei vantaggi che si possono ottenere grazie alla digitalizzazione. Risparmio sui materiali, nuova disponibilità di spazi e risorse (basti pensare alla diminuzione delle mansioni ripetitive e manuali dei propri collaboratori che potranno così dedicarsi ad attività di più alto valore) e un notevole risparmio dei tempi impiegati per le singole operazioni. A fronte di un investimento iniziale si assiste a un ritorno in termini economici nel breve periodo.

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