Collaborazione efficace, o forse no?

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Office Automation, 1 Agosto 2018

Perché lavoriamo in ufficio? Si potrebbe rispondere in più modi: per dare alla propria azienda un quartier generale visibile, tangibile, per monitorare più efficacemente l’organizzazione dei dipendenti, ecc. Ma al di là di ogni altra motivazione l’ufficio esiste soprattutto per incoraggiare il lavoro di squadra e la collaborazione. Ci sono sale riunioni per incontrarsi e discutere, luoghi di ritrovo per rinforzare lo spirito di gruppo e l’affiatamento durante i momenti di pausa. Inoltre l'obbligo di permanenza di 8 ore al giorno cerca di dare a tutti la possibilità di lavorare con i propri colleghi per un lasso di tempo ampio, sotto lo stesso tetto.

Ma esiste un modo migliore per collaborare? E se sì, avremmo ancora bisogno degli uffici?

L'illusione di una collaborazione efficace in ufficio

L’ufficio tradizionale possiede elementi caratteristici che dovrebbero aiutare la collaborazione aziendale, ma che a volte finiscono per renderla più difficoltosa. Eccone alcuni.

La giornata lavorativa da 8 ore non funziona con chiunque

Questo modello orario è stato pensato per rendere tutti i lavoratori presenti durante lo stesso lasso di tempo. Il problema è che non tutti rendono al meglio con questo metodo. Ad esempio alcune ricerche hanno evidenziato come sia possibile dividere le persone tra mattiniere e notturne. Queste due tipologie di dipendenti renderanno in maniera diversa nello stesso orario di lavoro, inoltre una persona del primo tipo mal coopera con una del secondo e viceversa. Ciò porta all’insorgere di una cattiva collaborazione e può generare tensioni nel caso si cerchi di forzare queste interazioni.

Disponibilità spesso significa interruzioni

Una tipologia d’ambiente ottimale per l’ufficio è l’open-space, perché i dipendenti in poco tempo possono recarsi direttamente alla postazione di un collega per chiedere informazioni. Quindi qual è il problema qui? Potenzialmente tutti i dipendenti possono essere interrotti in qualsiasi momento, da chiunque, spezzando la concentrazione dei singoli.

Riunioni

Queste possono essere efficaci, ma sono spesso indicate come elementi assolutamente necessari per la collaborazione. In realtà, molte riunioni finiscono per deludere le aspettative a causa di una pianificazione inadeguata e di una scarsa partecipazione degli interessati.

L'uffico ibrido

Gli uffici oggi si trovano spesso in un limbo. Norme e metodi dell'ufficio tradizionale e nuove forme digitali di interazione non sono integrati in modo ottimale ed efficace. Ad esempio, quando si vuole contattare qualcuno, meglio recarsi alla sua scrivania o inviargli un messaggio? Questa ambiguità potrebbe essere risolta con l'introduzione di un Digital Workplace progettato nel modo corretto.

I vantaggi digitali

Ma come può il Digital Workplace migliorare questi difetti e offrire un ambiente di lavoro più produttivo e collaborativo?

Più flessibilità

È provato che una maggiore flessibilità per la forza lavoro migliora i livelli di produttività in azienda e gli ambienti digitali sono i candidati ideali per offrire maggior libertà d'azione. Eliminando i vincoli spaziali il business si sposta laddove si trova l’utente. In ufficio, a casa, in viaggio: grazie ai device portatili è possibile partecipare attivamente a qualsiasi task contando su piattaforme condivise. I dipendenti possono così sfruttare a pieno i momenti della giornata in cui si sentono più produttivi, senza lasciarsi interrompere da comunicazioni non prioritarie.

Più canali di comunicazione

La comunicazione digitale offre una moltitudine di mezzi che vanno ben oltre le tradizionali telefonate, i messaggi di testo e le e-mail. Ogni esigenza ha i propri strumenti e non mancano le innovazioni. Si va dalle soluzioni software, come le app di collaborazione aziendale (Slack), a quelle hardware, come i sistemi di videoconferenza.

Maggiore responsabilità

La maggior parte delle interazioni digitali vengono registrate e memorizzate, come i progressi dei propri progetti lavorativi. Questo responsabilizza i dipendenti, li porta a partecipare di più e poi permette di riconoscerne i meriti.

Condivisione facilitata

Talvolta condividere elementi e idee durante una riunione non è semplice. È necessario disporre di un supporto su cui riportare le annotazioni e i punti chiave emersi nell'incontro per renderli visibili a tutti e ognuno poi deve trascrivere per sé questi elementi. Con i giusti strumenti digitali è possibile condividere idee in modo pratico e veloce attraverso una lavagna interattiva, oppure si può collaborare in modo istantaneo e simultaneo condividendo file e documenti attraverso sistemi di cloud storage come Google Drive o Dropbox.

Gli elementi digitali, se ben implementati, possono portare l'ufficio tradizionale a superare le sue criticità. La sostituzione del tradizionale luogo di lavoro non deve rendersi necessaria, ma con il Digital Workplace è possibile ampliarne le funzionalità, migliorare l'operatività degli utenti e il valore prodotto dall'azienda. 

Cosa ci manca per collaborare in spazi digitali?

Sfortunatamente, le odierne tecnologie applicabili al Digital Workplace non sono ancora del tutto rifinite e rimangono alcuni ostacoli da affrontare prima di arrivare al punto in cui gli spazi di lavoro digitali siano indiscutibilmente superiori. Le interazioni di persona sono ancora superiori per molti versi agli ambienti digitali. La comunicazione via video si sta rivelando interessante sotto questo punto di vista e la realtà virtuale promette ulteriori miglioramenti. Dato che la comunicazione digitale è relativamente giovane c'è ancora ambiguità a riguardo. Non è sempre chiaro quali siano i mezzi più adatti per comunicare e quali siano le norme di etichetta da adottare. L'assenza di un ufficio fisico oggi porterebbe alla perdita di un punto di riferimento, una struttura che ha anche il compito di rappresentare l'unione dei membri dell'azienda . Ma con il tempo il rafforzamento dell'identificazione dei lavoratori come parte dell'organizzazione stessa potrà sopperire a questa mancanza.

Forse il più grande ostacolo è far accettare al mondo del lavoro, in particolare alle vecchie generazioni, il concetto di Digital Workplace. A causa di questa riluttanza al cambiamento, probabilmente ci vorranno decenni prima che si possa passare completamente a un ambiente lavorativo esclusivamente digitale.

In che direzione stiamo andando?

Abbiamo ora esaminato alcuni dei punti deboli degli uffici moderni in termini di collaborazione, alcuni dei vantaggi che gli spazi di lavoro digitali possono offrire come alternativa e una serie di ostacoli che l'ambiente di lavoro digitale deve ancora superare. Questi problemi non sono stati ancora risolti, ma il mondo si sta dirigendo in una direzione in cui la collaborazione professionale verrà ospitata con maggior successo in un ambiente digitale. Questo potrebbe eccitare o intimidire ma, in ogni caso, è il futuro del nostro mondo lavorativo, e se ci si vuole adattare ai tempi, bisognerebbe iniziare a prepararsi.

Per fare questo possiamo aiutarti noi! Approfondisci l'argomento Digital Workplace. Oppure contattaci per maggiori informazioni.

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