Arriva il nuovo “sistema di conservazione” dei documenti informatici

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Office Automation, 17 Ottobre 2016

Sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici.

sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto (aprile 2014) secondo un piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione, quindi al massimo entro marzo 2017.

La prima grossa novità portata dalle nuove Regole tecniche riguarda il superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici. Per documento informatico deve intendersi sia quello prodotto mediante l’utilizzo di appositi strumenti (word processor, fogli di calcolo, etc.), sia quello prodotto mediante acquisizione informatica (ad esempio tramite scansione). A prescindere da come sia stato formato il documento, in entrambi i casi ci si trova di fronte a un documento informatico che dovrà essere conservato in un idoneo “sistema di conservazione”.

La seconda novità riguarda il concetto di “sistema di conservazione”, che viene definito come un sistema che – dalla presa in carico fino all’eventuale scarto – assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti dovranno essere assicurati mediante la predisposizione di un processo di conservazione attraverso cui si provveda all’acquisizione e alla verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Figura centrale del sistema di conservazione resta il Responsabile della conservazione ovvero il soggetto, interno all’ente che per legge ha l’obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. Nello svolgere queste attività il Responsabile potrà, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione – o parte di esso – a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.

Relativamente alla tecnologia con la quale assicurare la conservazione le nuove Regole tecniche restano neutre, lasciando la possibilità al Responsabile della conservazione di scegliere liberamente con quali tecniche raggiungere gli obiettivi della conservazione. Unica eccezione è rappresentata dalla necessità di sottoscrivere digitalmente il pacchetto di archiviazione, mentre per gli altri due pacchetti la firma digitale è solo una possibilità.

Si evidenzia che con l’entrata in vigore delle nuove Regole tecniche sarà obbligatoria l’adozione del Manuale della conservazione, un «documento informatico» che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti, nonchè le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

Ulteriore elemento di novità nelle Regole tecniche è rappresentato dalla previsione di modelli organizzativi relativi al sistema di conservazione, che devono essere esplicitamente definiti e tenuti logicamente distinti dall’eventuale sistema di gestione documentale. La conservazione può essere realizzata dal Responsabile della conservazione all’interno della struttura organizzativa del produttore oppure affidata a un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio, che preveda l’obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dallo stesso Responsabile.

Da ultimo, assolutamente inedito è il Piano della sicurezza del sistema di conservazione: questo documento dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione, di concerto con il Responsabile della sicurezza, nell’ambito del Piano generale della sicurezza.

La figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per enti privati e PA che producono documenti informatici, figura che deve necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le sole PA – il Responsabile del protocollo informatico e degli archivi.

In tale contesto è ormai imprescindibile valorizzare le figure professionali del Responsabile della Conservazione e del Responsabile privacy, titolari di compiti, poteri e funzioni fondamentali per una PA o un’azienda, che ricoprono ruoli chiave nella gestione dei processi digitali e ai quali è necessario garantire un’adeguata preparazione, un costante aggiornamento e il riconoscimento di specifiche competenze.

[Di Avv. Luigi Foglia, delegato territoriale ANORC, e Avv. Sarah Ungaro, Digital&Law Department, www.anorc.it, 14 Marzo 2014]

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