Archiviazione delle mail per 10 anni

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Office Automation, 11 Ottobre 2016

La nozione di corrispondenza si è notevolmente ampliata negli ultimi decenni, fino a comprendere inevitabilmente anche i messaggi di posta elettronica, a cui la giurisprudenza, non solo di merito ma anche di legittimità, ha riconosciuto un sempre maggiore valore probatorio.

Il messaggio e-mail è stato riconosciuto come documento informatico munito di firma elettronica in ragione della immissione di un user-id e di una password al momento dell’autenticazione e di accesso al sistema. Di conseguenza, gli è stato riconosciuto un valore di prova scritta, assimilabile al documento cartaceo, così da permettere l’emissione di un decreto ingiuntivo.

Le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale e le regole tecniche collegate in materia di documento informatico concorrono a rafforzare la necessità di una gestione razionale e ordinata del patrimonio informativo, commerciale e giuridico contenuto nei messaggi di posta elettronica. Le e-mail costituiscono infatti documenti informatici, sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva. Le caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità necessarie per soddisfare il requisito della forma scritta e, di conseguenza, attribuire valore probatorio alla posta, risultano soddisfatte anche quando il messaggio è ricevuto per via telematica.

L’archivio delle e-mail ricevute e/o trasmesse, quando a carattere commerciale o giuridico per l’impresa, deve essere infatti conservato in modalità sostitutiva, anche avvalendosi di sistemi quali il cloud computing con le opportune sicurezze in termini di tutela e riservatezza, perchè si tratta di corrispondenza di interesse aziendale per la quale vige l’obbligo di mantenimento nel tempo anche e soprattutto a fini probatori.

Le disposizioni civilistiche e fiscali impongono all’imprenditore che esercita un’attività commerciale la conservazione ordinata per ciascun affare e per un periodo di dieci anni degli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonchè delle copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Questi documenti, così come le scritture contabili, possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili.

Secondo le regole civilistiche e fiscali, devono essere conservati i messaggi di rilevanza commerciale tali da impegnare giuridicamente l’azienda verso l’esterno ovvero terzi nei riguardi dell’imprenditore. Risultano quindi esclusi dall’obbligo di conservazione messaggi a contenuto non commerciale, come ad esempio le newsletter, e neppure i messaggi di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti attraverso sistemi di posta elettronica aziendale. Questo anche a prescindere dalla legittimità o meno di un uso privatistico di questi mezzi da parte dei lavoratori, secondo le politiche interne aziendali che dovrebbero in ogni caso essere adottate.

[di Alessandro Mastromatteo, Il Sole 24 Ore]

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