7 vantaggi della videoconferenza

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Office Automation, 9 Agosto 2018

Ti è mai capitato di:

  • essere sommerso da riunioni noiose e inefficaci
  • non essere in grado di comunicare velocemente con più colleghi assenti
  • dover fare un viaggio di lavoro dispendioso e stressante per un motivo banale?

Anche noi sappiamo cosa significa trovarsi in queste situazioni. Ed è proprio per questo che abbiamo deciso trovare una soluzione che ora possiamo proporre a chi vuole migliorare il proprio lavoro in ufficio.

La video conferenza è un incontro fra persone che si trovano in sedi diverse e che avviene tramite un sistema in grado di trasmettere il segnale audio e quello video sui dispositivi di tutti i partecipanti.

Questo permette di superare i limiti dell’ufficio tradizionale e di creare nuove opportunità lavorative. Più clienti possono essere raggiunti, più riunioni evitate grazie a una comunicazione rapida ed efficace tra colleghi.

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I vantaggi della Visual Communication sono molti. Eccone alcuni:

1. Risparmio sui viaggi di lavoro

Viaggiare per lavoro, è risaputo, non è economico. In alcuni casi è inevitabile e preferibile la presenza fisica, come in caso di consegne o per un sopralluogo da un cliente, mentre in altre situazioni sarebbe conveniente poter evitare le trasferte. Una videoconferenza permette di risparmiare su costi di viaggio, alloggio e, soprattutto, tempo.

2. Nessun limite di tempo

Nel giro di poche ore è possibile comunicare e presiedere a riunioni con utenti dislocati in qualsiasi luogo e senza limitazioni di orario. Infatti gli strumenti tecnologici per organizzare una videoconferenza sono sempre disponibili. Così facendo sarà possibile stare al passo con le attività di business e cogliere nuove opportunità.

3. Più vicinanza ai lavoratori in movimento

Molti lavoratori sparsi sul territorio possono rappresentare un problema in termini di controllo e condivisione di informazioni. Una soluzione è instaurare una comunicazione con la sede centrale tramite dispositivi mobili per condurre riunioni in videoconferenza. Questa tecnologia della Visual Communication consente di controllare direttamente le attività svolte e il luogo in cui si trovano gli interlocutori.

4. Conversazione più umana

Rispetto alle comunicazioni telefoniche o via mail, la videoconferenza è uno strumento più simile alle conversazioni di persona. Le immagini a volte valgono più di mille parole e con questo strumento è possibile essere più incisivi e comprensibili.

videoconferenza

5. Più strumenti per una migliore comunicazione

Le videoconferenze possono essere effettuate anche tramite mezzi come le lavagne interattive. Esse offrono la possibilità di creare documenti con annotazioni, condividerli in tempo reale con colleghi fuori sede, salvarli in locale e inviarli via e-mail. Queste e altre funzioni aumentano la semplicità di circolazione di informazioni, che è il fine ultimo degli incontri di lavoro.

6. Formazione

L’elemento visivo permette di sfruttare la Visual Communication per organizzare o assistere a momenti di formazione. Questi ultimi possono essere uno-a-uno o uno-a-molti, con l'aiuto della comunicazione via chat. Abbinando l’utilizzo di slide o la condivisione dello schermo è possibile poi integrare ulteriori strumenti per facilitare l’apprendimento.

7. Riunioni efficaci

Come detto eliminando le barriere spaziali e temporali le riunioni possono essere svolte ovunque, sempre e con chiunque. Possono quindi essere più utili e brevi. Inoltre con l’ausilio di nuovi strumenti di collaborazione le decisioni vengono prese in modo più rapido.

Riassumendo, la videoconferenza si rivela strategica per il risparmio di tempo e risorse economiche e per il miglioramento della collaborazione in azienda.

 

Ora che sai tutto sui vantaggi della Visual Communication

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