5 CONSIGLI PER OTTIMIZZARE IL TUO WORKFLOW

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Office Automation, 11 Novembre 2016

I modelli di workflow difettosi sono piuttosto facili da riconoscere. Quando un workflow non è stato progettato attentamente, infatti, tenderanno ad emergere gap e si otterranno flussi di lavoro illogici e complicati.

Lo scopo dei workflow software di alta qualità è quello aiutare il team di lavoro a raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera tempestiva ed efficace.

Ma come migliorare il workflow?

Ecco i 5 consigli per ottimizzarlo al massimo!

1. Inizia con un brainstorming 

Anche se pensi di aver memorizzato il tuo metodo di lavoro, fare un pò di brainstorming è comunque una buona idea per definire i punti deboli e quelli forti. Affinché questa operazione sia efficace, quanti partecipano alla sessione devono cercare di tracciare una mappa del workflow adottato. Dopo ogni passaggio si dovrà quindi rispondere alla domanda: “Cosa succede poi?”.
Se il flusso di lavoro richiede inoltre che si prendano delle decisioni, è necessario sottolineare quando questo accade e come procederà il lavoro a seconda della decisione assunta. Ricorda che durante il brainstorming è necessario analizzare il workflow dall’inizio alla fine, cercando di sottolinearne le falle e i difetti. Solo in questo modo sarà possibile migliorarlo.

2. Usa i risultati del brainstorming per migliorare il workflow

Una volta che hai tracciato il tuo attuale workflow (inclusi tutti i suoi difetti), è il momento di cambiarlo. A tal proposito è necessario porsi alcune domande. Dov’è che le cose potrebbero essere fatte meglio seguendo un ordine diverso? È possibile automatizzare più passaggi?
Cerca di dare un ordine corretto a tutti gli step del tuo workflow, eliminando quelli che non sono necessari o che si ripetono. Dopodiché cerca di capire di chi è la responsabilità degli errori che hai rilevato nel tuo modello di workflow, facendo un’onesta valutazione sulle persone coinvolte e sulle loro capacità. Chiediti inoltre se hai effettivamente assegnato i vari compiti, tenendo conto delle abilità di tutti i membri del tuo team di lavoro.

3. Cerca di capire se alcuni passaggi possono essere fatti in parallelo

Lo spreco di tempo è sempre un male, soprattutto nel lavoro. È necessario quindi cercare di essere il più veloci ed efficienti possibile. Analizza il tuo flusso di lavoro e tenta di capire se alcuni passaggi possono essere effettuati contemporaneamente, invece che in sequenza. Questo è un consiglio che tornerà utile soprattutto a quanti utilizzano workflow piuttosto complessi.

4. Definisci in modo chiaro i ruoli e le responsabilità

Un modello workflow efficiente dipende da una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità di ogni membro del team di lavoro. Ognuno infatti deve sapere con precisione cosa fare e quando farlo.

5. Rendi il workflow costantemente accessibile

Utilizzando un valido BPM (Business Process Management) con un archivio digitale accessibile da cloud, tu e gli altri membri del tuo team di lavoro potrete accedere a tutti i dati e ai file memorizzati anche quando non siete in ufficio. In altre parole, i dati diventano accessibili da qualsiasi dispositivo e da qualunque luogo. Per farlo basterà una connessione internet. Il tutto in un ambiente affidabile. Le informazioni saranno recuperabili in qualsiasi momento e potranno essere anche scaricate e condivise con gli altri membri del team di lavoro.

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