Le 4 mosse per progettare un Digital Workplace di successo

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Office Automation, 31 Gennaio 2019

L’Enterprise Leadership è una delle parole chiave per migliorare le prestazioni organizzative: vale il pensiero che "l'intero è più grande della somma delle sue parti".

Ci siamo lasciati la volta scorsa con questa affermazione, parlando di quanto sia importante far leva sulle persone come risorsa per la competitività e il miglioramento delle performance aziendali. Abbiamo altresì evidenziato come il potenziale di leadership aziendale sia influenzato anche dalle tecnologie che vengono rese disponibili ai collaboratori per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Proprio su questo tema, vorrei illustrarvi meglio il concetto di Digital Workplace, che ho avuto modo di approfondire durante la partecipazione al Gartner Digital Workplace Summit 2018 di Londra.

Il luogo di lavoro si sta slegando dai concetti fisici di ufficio e di scrivania: grazie alle nuove tecnologie che, interconnesse tra loro, permettono la gestione, condivisione e archiviazione di file in Cloud, possiamo lavorare in flessibilità praticamente ovunque.

Ma cos’è un Digital Workplace?

Difficile dare una definizione univoca di cosa sia un ambiente di lavoro digitale. Gli analisti di Gartner lo identificano nella “strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti”. Un approccio digitale che allinea tecnologia, persone e processi aziendali allo scopo di migliorare l’efficienza operativa e raggiungere gli obiettivi di business. (Fonte Digital4.biz)

Il Digital Workplace è anche smart perché favorisce:

  • Un rapido accesso alle informazioni
  • Sicurezza e protezione dei dati
  • Condivisione dei progetti
  • Lavoro in mobilità
  • Processi digitali
  • Rispetto dell’ambiente

Le “regole d’oro” per creare un Digital Workplace di successo sono:

  1. Progettarlo su misura
  2. Disegnarlo mirando al coinvolgimento di tutti
  3. Pensare ad un progetto che trovi coerenza tra tecnologia, organizzazione e change management
  4. Continuare a evolverlo rispetto ai cambiamenti che attraversano la realtà imprenditoriale di riferimento

MOSSA N. 1 - Come creare un ambiente di lavoro digitale: trasformare o ottimizzare quello esistente?

Di fronte all’evoluzione dei servizi guidata dalle tecnologie, la maggior parte delle aziende si limita a subire passivamente il cambiamento. Un numero minore di imprese invece cerca di migliorare la propria produttività ottimizzando l’uso degli strumenti a disposizione, anche tramite un maggior coinvolgimento aziendale. Solo poche imprese, più lungimiranti, intraprendono un percorso di trasformazione ripensando al proprio modello di business.

Ma quali sono i vantaggi che spingono le aziende a cambiare e adottare un modello Digital Workplace?

Tra chi punta all’ottimizzazione dell’ambiente di lavoro esistente le leve sono:

  • L’aumento della produttività dei collaboratori
  • Il miglioramento della customer experience
  • L’aumento dei ricavi

Per le realtà che invece mirano a trasformare il proprio business le motivazioni sono principalmente due:

  • Fornire prodotti e servizi completamente nuovi e digitali
  • creare valore in modo innovativo e aumentare i profitti

La formula “perfetta” per il successo dovrebbe prevedere un’unione tra ottimizzazione e trasformazione aziendali.

Quali sono i servizi strategici per il Digital Workplace?

Accessibilità da qualunque luogo e in qualsiasi momento in ufficio, mentre si è in viaggio, da remoto

Fornire un’esperienza intuitiva, efficace e coerente attraverso dispositivi, applicazioni e spazi di lavoro che consentano alla forza lavoro di svolgere le proprie mansioni ovunque, in qualsiasi momento. Come? Attraendo e mantenendo talenti; creando dei brand ambassador; unendo spazio fisico e virtuale e ottimizzando gli spazi in ufficio.

Lavorare insieme uno a uno o in team

Abilitare e promuovere comunicazioni efficaci, condivisione delle informazioni e coordinamento delle attività sia in ambiente fisico che in ambiente virtuale, attraverso team di lavoro indipendenti, interfunzionali e flessibili.

Fornire gli strumenti ottimali per ciascuna attività

Basare le decisioni sui dati, processi standardizzati, miglioramento continuo, feedback in tempo reale, sperimentazione delle opportunità.

Forza lavoro connessa per creare valore collettivo

Stabilire canali e reti per comunicare in maniera semplice obiettivi e valori aziendali e per condividere e sviluppare conoscenze, idee e opportunità della forza lavoro delle aziende.

Servizi IT globali flessibili e proattivi

Fornire un servizio di assistenza di qualità in tempi ragionevoli, secondo la metodologia in cui ogni lavoratore preferisce accedervi mediante un help desk multicanale, sistemi predittivi, autoriparanti, servizi da remoto.

MOSSA N. 2 - Disegnare un Digital Workplace che incrementi il coinvolgimento delle persone

Per creare un ambiente di lavoro digitale devo tenere in considerazione alcuni elementi, in primis chi sono le persone coinvolte da questo cambiamento? Attraverso focus group con i leader aziendali e i responsabili delle risorse umane, devo individuare quali sono i collaboratori che possono rispondere meglio a questo tipo di esperienza e quali invece vedranno questi cambiamenti come un ostacolo, al fine di colmare il gap tra queste due “categorie” di lavoratori e individuare le giuste tecnologie per coinvolgerli e migliorare la loro esperienza lavorativa, sfruttando le abilità e predisposizioni di ognuno di loro.

MOSSA N. 3 - Valutare l’impatto del Digital Workplace sui collaboratori

La scelta delle tecnologie da adottare è uno degli ultimi step nel processo di costruzione del Digital Workplace.

Accedi all’approfondimento per scoprire quali sono gli strumenti necessari alla creazione di ambienti di lavoro innovativi, smart e digitali.

È importante saper individuare quali sono gli strumenti tecnologici più adatti ai collaboratori, individuando anche da quali persone partire: se coinvolgo inizialmente chi è in grado di accettare meglio i cambiamenti, questo consentirà di far percepire anche al resto dell’azienda quali sono le potenzialità e i benefici che si potranno ottenere grazie all’adozione delle giuste tecnologie.

MOSSA N. 4 - Allinea il tuo Digital Workplace ai cambiamenti e alle evoluzioni

È necessario tener conto dei feedback dei collaboratori e dell’evoluzione di tecnologie e mercato in cui si opera per mantenere aggiornato e funzionale il Digital Workplace. Gli elementi da monitorare per eventuali integrazioni o modifiche al modello adottato sono le riduzioni di costi e rischi ottenute, l’utilizzo degli strumenti, le attività svolte dai collaboratori, il grado di soddisfazione degli utenti e l’impatto sul business.

Consigli

  • Per costruire il Digital Workplace su misura per la tua azienda, cerca di comprendere se nel tuo caso è preferibile ottimizzare gli strumenti che hai a disposizione o arrivare a trasformare il tuo modello imprenditoriale.
  • Crea delle alleanze tra i collaboratori coinvolti ma anche tra i fornitori delle tecnologie che adotterai nella tua realtà aziendale.
  • Stabilisci inoltre dei canali di comunicazione per la raccolta dei feedback e dai priorità alle abilità delle persone che possono facilitare il tuo business.
  • Analizza le tue “personas” e i tuoi casi di successo in azienda, pianifica i tuoi obiettivi futuri e come raggiungerli.
  • Individua degli indicatori per misurare le performance dei cambiamenti che hai deciso di apportare in azienda, in modo da poter chiaramente misurare i risultati e poter programmare eventuali modifiche al tuo Digital Workplace.

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Francesca Grego

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