Gestione documentale, conservazione e archiviazione documenti

I documenti rappresentano l’azienda; sono conoscenza, esperienza, racchiudono informazioni aziendali, rappresentano uno degli elementi chiave per prendere decisioni, fare valutazioni e pianificare strategie.
Per questo motivo i documenti, indipendentemente dalla loro natura, dal formato e dalla modalità di conservazione, sono il cuore della nostra attività.
 

GESTIONE DOCUMENTALE

Per gestione documentale intendiamo quella serie di procedure e metodologie tramite le quali un ufficio o un'azienda nel suo complesso si mettono in condizione di tracciare, conservare e recuperare tutta quella serie di documenti che quotidianamente producono nel corso della propria attività.

Sebbene si possa parlare di gestione dei documenti anche per quanto riguarda un archivio interamente cartaceo, la tendenza degli ultimi anni è quella che punta ad un ufficio che eviti quanto più possibile lo spreco di carta. È ormai normale oggi intendere implicitamente un sistema di archiviazione digitale dei documenti. 

Vantaggi

  • Migliore condivisione e ricerca
  • Sicurezza delle informazioni garantita
  • Flussi operativi strutturati e organizzati

A CHI CI RIVOLGIAMO?

Sei un Amministratore Delegato, un IT Manager, un Responsabile Qualità, un Responsabile Amministrativo?

La gestione documentale può aiutarti a innovare e migliorare l'efficacia dei processi documentali della tua azienda. 

 

     

    ARCHIVIAZIONE DIGITALE

    L’archiviazione documentale digitale è un processo finalizzato a rendere non deteriorabile e disponibile nel tempo un documento, di qualunque natura esso sia.

    Avendo a disposizione un archivio digitale, la consultazione dei documenti diventa più semplice: aumenta l’efficienza del tuo ufficio e riduce lo spreco di risorse normalmente impiegate per l'archiviazione cartacea tradizionale.

    Vantaggi

    • Informazioni facilmente reperibili
    • Integrità e riservatezza dei documenti archiviati garantita
    • Riduzione degli sprechi dovuti alla conservazione dei documenti cartacei

     

    CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA

    La conservazione sostitutiva è un processo che attribuisce valore legale ai documenti archiviati digitalmente.

    Prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari a preservarne nel tempo il suo valore: mediante l’apposizione della firma digitale, del riferimento, della marca temporale vengono garantite l’integrità e l’autenticità dei documenti informatici, come previsto dalla normativa (art. 44 del CAD).

    Vantaggi

    • Documenti informatici non modificabili
    • Rispetto della normativa anche in caso di visita fiscale
    • Eliminazione degli archivi cartacei

     

    GESTIONE DEI PROCESSI

    Un’azienda per aumentare efficienza e profittabilità deve conoscere le informazioni necessarie per gestire in modo accurato le risorse aziendali. Il ricorso a soluzioni di Business Process Management consente di rispondere a questa richiesta esplicitando la conoscenza aziendale e individuando eventuali aree di miglioramento e colli di bottiglia.

    Vantaggi

    • Responsabilizzazione delle persone
    • Chiarezza nell'organizzazione delle attività aziendali
    • Monitoraggio semplice e costante dei processi

    Ogni area aziendale può essere coinvolta dalla gestione documentale: dall’amministrazione al commerciale, dalla qualità agli acquisti.

    Inoltre, tramite la gestione dei processi, le aziende hanno la capacità di dimostrare la conformità al GDPR, il nuovo Regolamento Europeo sulla protezione dei dati. 

     

    Scopri cosa possiamo fare per la tua azienda.

     

      Office Automation con UTECO

      Le esigenze espresse dall’azienda sono state di ambito amministrativo, relativamente alla riduzione della mole cartacea di documenti, e di ambito commerciale riguardanti l’archiviazione strutturata delle pratiche.
      Guarda il video >

      Contatta un esperto

      I nostri esperti sono a tua disposizione per rispondere alle tue richieste

      Continua