Digital Workplace

La trasformazione digitale è un processo che sta coinvolgendo tutti gli ambiti della nostra vita, da quello privato a quello sociale a quello professionale. Dal punto di vista delle tecnologie digitali, il confine tra mondo enterprise e mondo consumer si sta assottigliando sempre più.

Pensiamo ad esempio allo smartphone. Ciascuno di noi lo utilizza per compiere le più svariate attività: acquistare regali, leggere le mail, fotografare i luoghi visitati, controllare l’orario dei voli, consultare l’agenda, condividere documenti con i colleghi.

Se è vero che il singolo utente adotta e utilizza gli strumenti della Digital Transformation in ambito privato e professionale con la medesima disinvoltura, dall’altro lato le aziende stentano a superare il limite concettuale che distingue il B2B dal B2C.

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    LA DIGITAL TRANSFORMATION NELLE AZIENDE

    Le aziende si stanno impegnando ad adottare le innovazioni tecnologiche al fine di rendere sempre più efficienti i processi produttivi. Innumerevoli sono le applicazioni di scienze quali la robotica, la meccatronica, l’intelligenza artificiale, all’interno delle fabbriche e nel concept stesso dei prodotti, affinché lo sforzo umano e lo spreco di tempo vengano ridotti al minimo.

    Paradossalmente, le stesse aziende non pongono la medesima attenzione per far sì che anche il mondo dell’ufficio possa godere degli stessi benefici. È sorprendente ad esempio pensare che ogni impiegato perda 19 giornate lavorative all’anno per rallentamenti dovuti a processi organizzativi o tecnologie obsolete.

    Consapevoli che il lavoro d’ufficio sia ancora strategico per molte realtà, ci siamo però chiesti in che modo trasformare il mondo dell’ufficio da costo a opportunità di business.

    La risposta che Office Automation si è data trova sintesi in un termine: Digital Workplace.

    Ciò che nel Digital Workplace si realizza sono i tre valori che più stanno a cuore a un imprenditore:

    • lo sviluppo del proprio business (sapendo di aver messo al sicuro i propri dati)

    • il benessere dei dipendenti (che si potranno dedicare esclusivamente ad attività a valore aggiunto)

    • la valorizzazione del brand dell’azienda (percepito come all’avanguardia). 

    IL DIGITAL WORKPLACE

    Il Digital Workplace non è una tecnologia, non è un luogo fisico, non è un concetto astratto. 

    Il Digital Workplace è una nuova dimensione lavorativa che tiene conto da un lato dei driver della Digital Transformation, dall’altro dell’assetto professionale e organizzativo che si sta configurando proprio grazie alle opportunità che la Digital Transformation ci mette a disposizione.

     

     

    Facciamo degli esempi concreti.

    LAVORO IN TEAM

    Sempre più la dimensione lavorativa si sta spostando dalla prospettiva individuale a quella collettiva: le competenze che ognuno può esprimere sono sempre più specialistiche ed è necessario lavorare in team per poter realizzare progetti strutturati.

    Allo stesso tempo i professionisti sono molto più flessibili negli spostamenti e capita spesso di dover lavorare da remoto con persone lontane.

    Ecco che il Digital Workplace significa dotarsi di strumenti quali lavagne multimediali e apparati di videoconferenza, per permettere a un gruppo di collaborare e riunirsi a distanza, condividere documenti, lavorare insieme su un unico grande tablet, prendere appunti in tempo reale sulla presentazione e, al termine della riunione, salvare il file condiviso su cloud in tutta sicurezza.

    LAVORO DA REMOTO

    Ancora, pensiamo al singolo professionista che vorrebbe lavorare da casa.

    Pensiamo alla mole di documenti archiviati nel suo studio e rispetto ai quali ha accesso solo in alcune ore della giornata salvo trasportarli con fatica e rischio da un luogo all’altro.

    In questo contesto Digital Workplace vuol dire non solo trasferire i propri documenti in formato digitale, ma ripensare alla radice la loro organizzazione.

    Sappiamo infatti che strumenti di archiviazione digitale collegati a un buon software di gestione documentale permettono di indicizzare i file, creando documenti elettronici ottimizzati facili da classificare e ricercare.

    Questo permette da un lato di superare il limite dello spazio (sia esso inteso come mq liberati, sia come possibilità di avere il documento ovunque), dall’altro di garantire la Data Protection di cui ogni professionista previdente dovrebbe preoccuparsi.

    SMART WORKING 

    Il Digital Workplace è l’ambiente lavorativo naturale per lo sviluppo dello Smart Working, concetto che identifica non solo la possibilità di lavorare da casa, ma che comprende in sé tutte quelle pratiche volte a garantire agilità, lavoro per obiettivi, flessibilità di orari, conciliazione vita-lavoro.

    Ecco che il Digital Workplace trova espressione nella digitalizzazione dei processi dove i flussi di informazioni che prima viaggiavano su carta ora sono a disposizione su mobile, grazie alla possibilità di digitalizzare anche i processi autorizzativi e di utilizzare le firme digitali ed elettroniche.

    Nel Digital Workplace trovano inoltre spazio stampanti multifunzione intelligenti, governabili da mobile attraverso App, grazie alle quali è possibile stampare file da remoto e attendere l’autenticazione del proprietario prima di rilasciare i documenti; proteggere dati riservati, impedendone la riproduzione agli utenti non autorizzati.

    È possibile quindi definire il Digital Workplace un modello strutturato su sei pilastri:

    • Accesso alle informazioni
    • Protezione dei dati
    • Digitalizzazione dei processi
    • Lavoro in mobilità
    • Condivisione dei progetti
    • Rispetto per l’ambiente

     

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