Office Automation con UTECO

L’azienda
Uteco Converting S.p.A. è il leader mondiale nella produzione di macchine da stampa focalizzate nelle più diverse applicazioni del packaging flessibile.
Il quartier generale ha base a Colognola ai Colli (Vr), dove lavorano più di 350 specialisti nel design, produzione, controllo, assistenza, vendita e marketing.
Uteco fornisce soluzioni innovative con la sua vasta gamma di macchine per la stampa flessografica e rotocalco, per accoppiamento e per macchine con configurazioni speciali di grande contenuto tecnologico, sempre sviluppando la ricerca e le innovazioni.

Esigenze
Le esigenze espresse dall’azienda sono state di ambito amministrativo, relativamente alla riduzione della mole cartacea di documenti, e di ambito commerciale riguardanti l’archiviazione strutturata delle pratiche.

Progetto
Gestione Documentale

 

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Analisi bisogni

  • Riduzione mole cartacea prodotta (in primis fatture e ddt clienti/fornitori)
  • Workflow approvativo finalizzato al pagamento della fattura fornitore
  • Integrazione con SAP R3

Progetto

  • Archiviazione automatica (anche ciclo passivo tramite barcode)
  • Collegamento tra fatture e DDT
  • Sviluppo workflow approvativo
  • Conservazione sostitutiva

Monitoraggio

  • Creazione di ulteriori categorie

Benefici ottenuti

  • Correlazione tra documenti di diversa natura
  • Sicurezza e condivisione delle informazioni tramite commenti e annotazioni
  • Tracciabilità dello stato di avanzamento del processo
  • Monitoraggio responsabilità
  • Riduzione dei tempi di esecuzione delle procedure
  • Riduzione errori
  • Possibilità di valutare carichi di lavoro

Analisi bisogni

  • Documentale come punto di riferimento/raccolta per il reperimento della documentazione relativa alle trattative
  • Integrazione con CRM di Idea Technology
  • Accesso alla documentazione da fuori sede

Progetto

  • Archiviazione automatica offerte e ordini da CRM
  • Integrazione con Lotus Notes per l’archiviazione diretta della corrispondenza e della documentazione commerciale
  • Gestione di documentazione interna quali istruzioni operative, documenti di progetto, altro..
  • Creazione automatica della pratica legata alla trattativa

Monitoraggio

  • Creazione di ulteriori categorie e ottimizzazione dell’ambiente sviluppato

Benefici ottenuti

  • Riduzione della mole cartacea prodotta
  • Riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni
  • Sicurezza nella completezza dell’archivio
  • Risposte immediate alle richieste dei clienti, anche da fuori sede
  • Pratica ricerca della documentazione tramite sistema visuale