Office Automation con ARAG

L’azienda
ARAG è uno dei leader a livello mondiale specializzato nella Tutela Legale, con più di 50 anni di esperienza.
Fondata a Düsseldorf in Germania, la compagnia è oggi presente in 15 paesi europei, negli Stati Uniti e in Canada. La filiale italiana, aperta nel 1965 a Verona, conta oltre 140 dipendenti e quasi 1000 agenzie e broker su tutto il territorio nazionale. Complessivamente Arag ha più di 3.800 collaboratori.
I servizi offerti nell’ambito assicurativo del ramo Tutela Legale costituiscono il nucleo storico e strategico della società. Il cliente per Arag è sempre al centro dell’attenzione; tutte le società del Gruppo lavorano per il costante miglioramento dell’intera gamma di prodotti innovativi rivolti al consumatore.

Esigenze
Le esigenze espresse dall’azienda hanno riguardato gli ambiti del Pay Per Page, permettendo di tenere costantemente monitorati gli oneri destinati alla stampa, effettuando le dovute analisi per ridurre gli sprechi, e dell’Accounting, per ottimizzare il flusso delle informazioni, migliorare il workflow documentale e aumentare la produttività.

Progetto 
Pay Per Page - Accounting

Analisi dei bisogni

  • Controllo dei costi
  • Monitoraggio numero pagine prodotte
  • Ottimizzazione del servizio di stampa all’interno dell’azienda

Progetto

  • Analisi parco macchine originario
  • Analisi delle esigenze di stampa
  • Riprogettazione del parco macchine e redistribuzione device all'interno degli uffici

Benefici ottenuti

  • Fornitore unico: semplificazione della gestione
  • Costi certi
  • Contratto complessivo di: noleggio, assistenza tecnica, ricambio toner e consumabili in genere
  • Risparmio energetico

Analisi dei bisogni

  • Riduzione mole cartacea prodotta
  • Riduzione dei costi e gestione per centri di costo
  • Ottimizzazione del servizio di stampa all'interno dell'azienda
  • Eliminazione ridondanze nella gestione dei device

Progetto

  • Scan to Mail: l’utente autenticato può inviare a se stesso il documento scansito;
  • Pdf To Folder: l’utente fa una scansione trattata con OCR su cartella personale in formato “.pdf“ con testo ricercabile (si apre con Acrobat Reader, ma dà la possibilità di cercare del testo all’interno del documento);
  • Word To Folder: l’utente fa una scansione trattata con OCR su cartella personale in formato Word;
  • Excel To Folder: l’utente fa una scansione trattata con OCR su cartella personale in formato Excel;
  • Cartelle utente create automaticamente;
  • Riconoscimento dell’utente tramite badge;
  • Stampa trattenuta.
  • Riprogettazione del parco macchine e redistribuzione device all'interno degli uffici

Realizzazione

  • Implementazione in due fasi (prima stampanti poi multifunzione) per rispettare i tempi di formazione
  • Creazione manualistica per gli utenti
  • Creazione manuale per gestione utenze e creazione reportistiche
  • Piano formativo e policy aziendali per la tutela della privacy

Monitoraggio

  • Reportistica periodica