I cinque vantaggi dell’ufficio senza carta

Negli ultimi anni si è fatto strada il concetto di “ufficio paperless”, ovvero un ufficio che basa la propria operatività e la propria documentazione sulle tecnologie di dematerializzazione. L’ufficio è diventato più snello, economico e competitivo grazie alle tecnologie di gestione documentale, che permettono un minore utilizzo della carta.

Le imprese possono rivalutare i propri flussi di lavoro, migliorando le attività d’ufficio in termini di efficienza e produttività.  

Ma nello specifico, perché la gestione documentale digitale può fare la differenza per le aziende?

Ecco i cinque vantaggi di un ufficio senza carta:

1.    Accessibilità

I software di gestione documentale permettono di risparmiare molto del tempo utilizzato nell’archiviazione e recupero dei documenti cartacei. Inoltre, grazie al Cloud e alle App, i documenti diventano disponibili ovunque e in qualsiasi momento, anche tramite accesso da remoto.

2.    Sicurezza

Il modo più sicuro per archiviare e trasmettere documenti riservati, o contenenti informazioni sensibili, è rappresentato dalla gestione elettronica documentale. In particolare l’accesso ai documenti potrà essere regolato selezionando diversi livelli di sicurezza, che definiscono la possibilità di fruizione e di gestione delle informazioni in essi contenute.

3.    Tempi di risposta più rapidi

Grazie alla dematerializzazione è possibile accedere alle informazioni in maniera più rapida: diminuiscono i tempi di risposta, aumentano la possibilità di dedicare il proprio tempo ad altre attività strategiche per il business dell’azienda e la qualità del proprio lavoro.

4.    Gestione dei flussi di lavoro

Gli strumenti per la gestione dei flussi di lavoro (Workflow Management) forniscono agli utenti istruzioni precise per operare su un documento, riducendo costi e tempi. Inoltre la possibilità di tenere traccia del workflow documentale, permette di avere sotto controllo tutti i processi dell’azienda e le informazioni in entrata e in uscita.

5.    Risparmio sulle spese

Adottando un sistema di archiviazione e gestione documentale è possibile tagliare i costi legati all’acquisto di cancelleria e allo spazio per la conservazione dei documenti cartacei.

La parola magica è dematerializzare.

Sei stanco di perdere tempo a cercare documenti? Ti è mai capitato di perdere informazioni strategiche per il tuo business a causa del deterioramento delle pratiche cartacee? Vorresti avere sotto controllo tutti i processi aziendali? Credi anche tu nella Digital Transformation ma non sai da dove iniziare?

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