Trasformiamo i meeting aziendali!

Per risultare redditizie, le sale riunioni dovrebbero essere luoghi in cui viene agevolata la condivisione di idee e di progetti all’interno di un clima collaborativo. Purtroppo, in molti casi, risultano occupate o non adeguatamente attrezzate e questo significa che, in termini produttivi, ogni anno ci sia una sorta di spreco e inefficienza legata all’uso sbagliato delle sale riunioni

Una semplice pianificazione di come questi ambienti vengano utilizzati aiuterebbe a ridurre la perdita di scambi di idee, ma non fornirebbe una visione chiara del reale utilizzo della sala riunioni.

“L’aumento dei costi degli spazi fa crescere le spese operative per le aziende di molti settori”, ha commentato Carsten Bruhn, Executive Vice Presidente di Ricoh Europe. “Per alcune realtà i costi per una meeting room possono superare i 15.000 euro all’anno e sappiamo che di solito lo spazio rimane inutilizzato per la metà del tempo.”

Esiste una soluzione a questo problema?

Dopo aver raccolto i dati dei processi di prenotazione della sala riunioni, individuato le priorità e le ore di utilizzo, si può creare un piano pensato su misura per la propria azienda per implementare la loro rendita. Con questi accorgimenti, gli spazi di incontro potranno essere ottimizzati riducendo i costi, rendendo più facile il loro utilizzo e aumentando la collaborazione tra il personale che ne usufruirà.

L’idea dei Meeting Room Services di Ricoh punta a rendere più efficaci gli incontri realizzati nella propria azienda in modo semplice ed efficiente.

Ponendo un monitor all’entrata della sala riunioni sarà possibile vedere in modo immediato l’orario del suo utilizzo, il tema dell’incontro realizzato e da chi verrà prenotata, eliminando automaticamente i conflitti di orario delle prenotazioni. In questo schermo, oltre a prenotare la sala desiderata, sarà anche possibile disdirne il suo utilizzo immettendo un apposito codice per confermare ogni azione svolta. I dati di utilizzo dello spazio di incontro saranno visibili anche ai dipendenti che saranno a conoscenza di quando la sala sarà libera.

È possibile, inoltre, riservare le sale tramite un sistema di calendario elettronico dal proprio device e, attraverso un software, creare l’ordine del giorno, riservare i posti e invitare gli ospiti che si desiderano avere nel proprio meeting. Per rendere ancora più efficaci gli scambi di idee tra i partecipanti, è possibile utilizzare anche soluzioni innovative quali lavagne interattive e videoproiettori. Inoltre, attraverso la video conference, anche gli invitati alla riunione che non potranno essere fisicamente presenti, saranno in grado di assistere e interagire tra loro.

Al momento di un meeting già programmato, i partecipanti potranno essere indirizzati direttamente alla sala indicata attraverso delle schermate in cui verranno inseriti i nomi degli iscritti, la durata e i dettagli sugli argomenti trattati.

In un ambiente di lavoro frenetico come l’ufficio, le riunioni non previste sono all’ordine del giorno e con un sistema ben organizzato di eventi, risulterà più facile trovare una stanza in cui discutere delle idee per far crescere la propria azienda.

E se gli incontri diventassero virtuali?

Avendo sistemi sempre più all’avanguardia in fatto di comunicazione audiovisiva, i meeting si stanno spostando sempre più in sale riunioni virtuali.

Ciò non influisce sulla rendita di questi incontri: infatti risultano produttivi grazie al fatto che i vari dispositivi creano un’interconnessione con le piattaforme già esistenti.

La collaborazione remota è un ottimo strumento per realizzare incontri a cui possono partecipare persone collegate da altre sedi riducendo i costi di viaggio e l’impatto ambientale.

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Articolo a cura di Office Automation, 26.06.2017

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