4 buoni motivi per automatizzare i processi

Una ricerca Ricoh-Coleman Parkes ha dato la parola a dipendenti di tutta Europa per capire in che modo si rapportino ai cambiamenti in atto sul posto di lavoro.

La ricerca è stata condotta a gennaio 2017 e ha coinvolto 2.000 partecipanti di Regno Unito, Irlanda, Francia, Germania, Spagna, Italia, Paesi Bassi, Belgio, Lussemburgo, Paesi nordici, Polonia, Portogallo, Austria, Ungheria, Svizzera, Russia, Turchia, Sud Africa, Slovacchia e Repubblica Ceca.

Il 96% dei lavoratori delle medie imprese coinvolte (numero di dipendenti compreso tra 50 e 500) afferma che il proprio ruolo sia destinato a cambiare, anche come conseguenza di una serie di fattori quali la rivoluzione digitale, l’incertezza economica e l’evoluzione normativa. In questo contesto di trasformazione prevale comunque l’ottimismo con solo il 12% che prevede un calo delle opportunità professionali nel 2017. Inoltre, il 58% dei dipendenti di aziende di medie dimensioni è convinto che, entro la fine dell’anno, la propria azienda acquisirà sul mercato una posizione più forte rispetto a quella attuale. La tecnologia favorisce questo nuovo scenario consentendo alle persone di lavorare in modo più creativo.

La maggior parte dei dipendenti delle medie imprese coinvolte nella ricerca scommette infatti su un mix di tecnologia e creatività:

  • il 57% si aspetta che la propria azienda sarà più creativa grazie a nuove risorse;
  • il 62% crede che le aziende dovrebbero utilizzare maggiormente le nuove tecnologie a supporto dei processi;
  • il 64% concorda sul fatto che le nuove tecnologie aumenteranno in maniera significativa l’interconnessione migliorando la collaborazione.

David Mills, CEO di Ricoh Europe, commenta: “le medie imprese europee si trovano ad affrontare importanti sfide legate ad esempio a cambiamenti nei ruoli. Nonostante ciò, l’attuale periodo di trasformazione non dovrebbe essere visto come una minaccia. L’incertezza economica è probabilmente destinata a continuare e le medie imprese devono riuscire a fronteggiarla. I lavoratori sono consapevoli della situazione e vorrebbero disporre degli strumenti necessari. In questo contesto la collaborazione diventa sempre più importante e le soluzioni digitali, come ad esempio le lavagne cognitive, supportano i nuovi ambienti di lavoro. I dipendenti vogliono lavorare meglio ed essere più produttivi e richiedono quindi tecnologie digitali che semplificano la collaborazione”.

Molte imprese di medie dimensioni puntano a rapidità ed agilità, ma non riescono ad affrontare questa sfida in modo corretto. La digital transformation consentirebbe a questa fetta di mercato di migliorare l’automazione e di beneficiare di processi più fluidi, affidabili e allineati con la velocità del mondo digitale.

Ma perché l’automazione dei processi diviene sempre più fondamentale nelle aziende?

  1. Il business diviene più veloce

Grazie all’automazione dei processi è possibile risparmiare tempo eliminando procedure ripetitive: questo permette alle aziende di essere più agili e di gestire al meglio la risorsa tempo per attività strategiche per il loro business. Inoltre, dal momento che la condivisione delle informazioni diventa più veloce, si accellerano i processi decisionali.

  1. Aumentano significativamente i risparmi

Grazie per esempio al passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica si possono risparmiare tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. In questo modo si velocizza anche la ricezione dei pagamenti.

  1. Si riducono gli sprechi e le informazioni sono sempre più integrate

I dati da gestire nelle aziende sono sempre in aumento e negli uffici i flussi di gestione delle informazioni sono sempre più complessi. Per le aziende è fondamentale che i processi di scansione, copia e stampa integrino le informazioni di back-office e front-office. In questo modo l’automazione, oltre a semplificare i processi, ridurrebbe costi e sprechi derivanti dalla duplicazione delle attività.

Con la digitalizzazione anche la gestione dei documenti risulta semplificata, poiché ad esempio si accelerano i processi di approvazione e autorizzazione mediante l’automazione dei flussi di lavoro.

  1. Accesso ai dati più semplice

I dipendenti devono poter accedere velocemente a informazioni corrette e aggiornate, dentro e fuori dall’azienda. La digitalizzazione dei dati e delle informazioni, insieme all’automazione dei processi di scansione e archiviazione, agevola lo smart working e la flessibilità, riducendo allo stesso tempo i costi per la creazione e il mantenimento degli archivi aziendali.

Dalla ricerca Ricoh è emerso come le medie imprese di tutta Europa stiano perdendo complessivamente 433 miliardi di euro all’anno come conseguenza di una serie di barriere che ne ostacolano lo sviluppo. Questa cifra non può essere ignorata.

Le aziende che vogliono puntare alla crescita dovrebbero concentrarsi sulle tecnologie per la digitalizzazione implementando ad esempio fatturazione elettronica e flussi di lavoro automatizzati.

[Fonti Ricoh Italia e Ricoh Europe]

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